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Jueves, Noviembre 15, 2018 - 09:51

La factura electrónica apenas se está empezando a conocer entre las empresas de Colombia. Muchas de ellas, temerosas por su implementación, han optado por continuar con el papel, afecta aún más el agudo cambio climático que ya padece el Planeta Tierra; sin embargo, con estas 10 razones saldará dudas y entenderá su importancia.

El informe fue elaborado por ‘Seres’ que cuenta con una experiencia de 30 años en intercambio electrónico de documentos, además de ser socio tecnológico en la transformación digital.

  1. Reducción de los costes de facturación:

La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Con la recepción electrónica de las facturas, los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago y archivo  también se reducen drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costes.

  1. Reducción de los costes de gestión de facturas (coste/factura):

La emisión de facturas en Colombia tiene un coste por unidad de 14.394,86 pesos cuando se realiza en papel y de 5.305,07 pesos cuando se utiliza el formato electrónico.

La diferencia es aún mayor cuando se trata de recepción de facturas, que pasa de los 23.355,26 pesos en papel a solo 7.343 pesos en formato electrónico.

Como ejemplo de estos ahorros, los costes medios de facturación de una gran empresa del sector retail/distribución se redujeron en más de 75.000.000.000 de pesos al año al comenzar a facturar electrónicamente.

  1. Ahorro de almacenamiento:

Puede parecer banal cuando se libera el contenido de un cajón o un archivador pero, al extenderse a toda una empresa, puede permitir la mudanza a un espacio más reducido y el consiguiente ahorro en alquiler y suministros.

Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%.

Ejemplo: Empresa retail ahorró más de 1.554.640.500 de pesos al reducir a cero los casi 12km de lineales que tenían destinados al archivo de sus facturas en papel.

  1. Reducción tiempos: acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro

La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.

En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.

En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.

Por ejemplo, una gran empresa periódicamente recibía de sus distribuidores tantas guías de remisión, que se producía un retraso de entre una y dos semanas a la hora de facturar. A través del trato electrónico de los documentos la facturación pasó a ser diaria.

  1. Reducción de errores:

La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuvo el sistema los rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.

De hecho, podemos destacar el ejemplo de una empresa distribuidora consiguió tramitar el 99,7% de sus facturas de forma electrónica, lo que se tradujo en una reducción drástica de los errores derivados del registro manual de los datos y unos ahorros de más de 93.278.430.000€.

  1. Eliminación de tareas rutinarias:

Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor eficiencia a la gestión.

Siguiendo con los ejemplos, una empresa fabricante consiguió eliminar todas las tareas relacionadas con la introducción de los datos de las facturas y otros documentos, que implicaban el trabajo de 4 personas y suponían un gran coste de tiempo.

  1. Ahorro medioambiental:

Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.

  1. Aumento de la seguridad:

La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor, mientras que la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la DIAN y al receptor a través de redes seguras, contiene la firma electrónica que impide modificaciones.

Por consiguiente, la mayor seguridad aporta mucha más seguridad al inversor, que ante una inversión más segura está dispuesto a obtener menor rentabilidad. Esto permite ahorros en los costes de financiación, reduciendo el tipo de interés y costes de gestión de las operaciones financieras, dependiendo de los casos, entre un 20% y un 40% de la TAE asociada respecto al factoring tradicional.

9.       Mejora de la imagen financiera:

Al reducirse el coste de la operación de factoring sin recurso, ésta puede ser más ampliamente usada como un instrumento de mejora de la imagen financiera. Al permitir convertir en balance cuentas a cobrar en liquidez, automáticamente, mejora los ratios relacionados con la liquidez y solvencia, claves en la imagen financiera que se muestra ante terceros. Esto permite una mejor posición en la negociación de todo tipo de operaciones de financiación, tanto de inversión como de circulante, que puede permitirnos obtener ahorros en los tipos aplicados entre 10% y 20%.

  1. Mejora de los resultados:

La factura electrónica “per se” disminuye el DSO o periodo medio de cobranza. Si además se recurre a la financiación sin recurso de parte de esas facturas esa disminución será mucho más fuerte. Menos DSO implica automáticamente menos necesidad de financiación del Working Capital.  Dependiendo del DSO previo y los tipos de interés que se calculen para la retribución de ese capital de trabajo, la mejora en la cuenta de resultados puede alcanzar el entre un 0,5% y 1% de la cifra de negocio.

 

Con información de prensa

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